Zapisz się by otrzymywać informacje o nowych wpisach i sposobach na odzyskiwanie czasu

Getting Things Done dla każdego

GTD, Getting things done, zyskaj na czasie
Na blogu skupiam się na opisywaniu organizacji szeroko rozumianego czasu – poczynając od spraw prostych jak skrzynka e-mail poprzez ogólne planowanie naszego czasu po świadome odrzucanie rzeczy dla nas złych. Większość moich metod i sposobów działania czerpie luźno z Getting Things Done. Czas więc trochę przybliżyć ten temat 🙂 
Ten wpis jest częścią serii artykułów pod tytułem „Odzyskaj kontrolę nad swoim czasem”. Spis artykułów i linki do nich (gdy już będą skończone) znajdziesz w dalszej części wpisu.

Co to jest Getting Things Done?

Getting Things Done to metoda zarządzania swoim czasem. Została opisana w 2001 roku w książce o tym samym tytule przez Davida Allena. Jest ona próbą odpowiedzi na wyzwania zmieniającego się świata – poradzenia sobie z natłokiem informacji.
 
Po upływie 20 lat można powiedzieć, że David Allen był wizjonerem. Sama książka jest dziś już mocno nieaktualna (dlatego nie polecam jej lektury), a sposoby zaproponowane przez autora nie zawsze skuteczne. Jednak sama oś jego metody – Getting Things Done – jest dziś jeszcze bardziej potrzebna niż 2 dekady temu. 
 
Można powiedzieć, że autor przewidział problemy, które stworzą smartfony i media społecznościowe, i dał nam skuteczną obronę przed nimi, jeszcze zanim iPhone i Facebook w ogóle powstały 🙂 
 
Getting Things Done opiera się na zbieraniu informacji, filtrowaniu i egzekucji. Metoda została rozwinięta na przestrzeni lat przez wiele innych osób i kompletnie oderwała się od jej twórcy. Jej siłą jest to, że pozwala się zastosować w praktycznie każdym aspekcie życia. Poprawnie użyta gwarantuje to, że nie pominiemy niczego istotnego, ale nie będziemy musieli o wielu rzeczach pamiętać. 
 
Wreszcie – Getting Things Done idealnie wykorzystuje to jak działa nasz mózg i uzupełnia jego słabości. Więcej o tym napisze w dalszej części 🙂 

Cykl „Odzyskaj kontrolę nad swoim czasem”

Oto artykuły opublikowane w ramach cyklu „Odzyskaj kontrolę nad swoim czasem”. Kolejność lektury dowolna 🙂

W skład cyklu wchodzą (brak linku oznacza, że artykuł jest w przygotowaniu):

  1. Jak osiągnąć work-life balance i dlaczego mamy z tym problem?
    1. Getting Things Done dla każdego
  2. Optymalizacja skrzynki e-mail:
    1.  Jak zorganizować skrzynkę e-mail – pierwsze kroki
    2. 10 minutowy e-mail – nasza broń do walki ze spamem
  3. Optymalizacja telefonu i komputera
    1.  Jak ograniczyć korzystanie z telefonu
  4. Jak przechowywać informacje i nimi zarządzać:
    1. Evernote – prosty sposób by przestać zapominać o ważnych sprawach
  5. Po co Ci program do zadań i jak go używać:
    1. Jak korzystać z Nozbe i mieć wszystko pod kontrolą
  6. Jak zarządzać kalendarzem
  7. Eliminacja i automatyzacja
  8. Kształtowanie dobrych nawyków i eliminacja złych
  9. Ustalanie planu działania i skuteczna realizacja
  10. Ograniczanie złych treści i wybór właściwych
  11. Rozwój ciała i umysłu
  12. Jak dobrze odpoczywać
  13. Właściwy sen

Jak ja wykorzystuję Getting Things Done

Ten wpis nie będzie laudacją na cześć Davida Allena. Jestem mu wdzięczny za pomysł, ale do obecnej formy rozwinęli go inni. Bracia Wright wykonali pierwszy lot, ale samoloty międzykontynentalne zbudowali już ich następcy. Podobnie jest tutaj.
 
Ja sam czerpię z doświadczeń i pomysłów różnych ludzi oraz z lat osobistych testów. Moje doświadczenia mogą nie sprawdzać się idealnie w Twoim przypadku. Postaram się jednak opisać je w sposób na tyle uniwersalny byś mógł samodzielnie wybrać to co dla Ciebie dobre i zastosować w odpowiedni dla siebie sposób. Jest to istotne bo każdy z punktów, które opiszę dalej może być pomijany lub zmieniany w zależności od preferencji użytkownika, a sama metoda nadal pozostanie skuteczna.

Tutaj opiszę ogólny sposób postępowania. Do tego jak to wykorzystuję w sprawach bardzo konkretnych (e-mail, telefon, notatki) zapraszam do kolejnych wpisów w ramach tego cyklu.

Getting Things Done opiera się na zebraniu jak największej ilości informacji. Może to być wszystko – konieczność zapłaty rachunku za telefon, PIT, projekt w pracy, e-mail, wyjazd wakacyjny, rocznica ślubu. Dosłownie wszystko z czego składa się nasze życie. Te informacje zbieramy w naszej głowie i od razu musimy podjąć decyzje co z tym zrobić. 
 
Jeżeli jest to dla nas nieistotne to po prostu to ignorujemy, odrzucamy, zapominamy o tym. Decyzję podejmujemy od razu.
 
Jeżeli coś jest istotne i możemy zrobić to w czasie 2 minut to wykonujemy to od razu. Więcej zachodu przyniesie zapamiętywanie lub notowanie tej sprawy niż faktyczne wykonanie. Czyli jak przychodzi do nas e-mail i wymaga krótkiej odpowiedzi to robimy to natychmiast (zakładając, że korzystamy ze skrzynki e-mail poprawnie czyli 1-2 razy na dobę).
 
Jeżeli coś jest istotne i zajmie nam więcej niż 2 minuty (czyli po odrzuceniu 80% informacji po wykonaniu 2 pierwszych kroków) to zapisujemy to (ja korzystam z Evernote, przeczytaj mój wpis) i również o tym zapominamy. 
 
Wreszcie gdy wyznaczymy sobie na to czas to wchodzimy w nasze notatki i dokładnie analizujemy to co tam mamy. Znowu stosujemy eliminację. Gdy jednak chcemy coś zrobić to zmieniamy to w zadanie (konkretną czynność do wykonania) i zapisujemy w programie do zadań (ja używam Nozbe, będę o tym pisać na blogu) z konkretną datą i w ten sposób wypełniamy swój kalendarz. Robimy to nie częściej niż 1-2 razy w tygodniu!

 Jeżeli sprawa jest niezwykle pilna i wymaga więcej niż 2 minut to wykonujemy ją od razu. Z doświadczenia jednak wiem, że takie sytuacje występują niezmiernie rzadko. Z czasem nauczymy się je rozpoznawać i przestaniemy mylić rzeczy pilne z rzeczami ważnymi. Często jest tak, że sprawa pilna nie jest wcale ważna – wtedy nie powinna przejść pierwszego etapu eliminacji.

Po co to w ogóle robić?

Nasz mózg jest wspaniałym narzędziem, które potrafi myśleć zarówno twórczo jak i analitycznie (jednak nie w tym samym czasie). To potężny superkomputer dzięki któremu jesteśmy w tym miejscu ewolucji i nasza populacja jest liczna jak nigdy w historii. Ma jednak wady, których musimy być świadomi. Nasz mózg kompletnie nie nadaje się do zapamiętywania!
 
Zastanów się teraz ile razy zdarzyło Ci się podczas przyjemnego sobotniego spaceru z psem przypomnieć sobie o niezałatwionej od kilku miesięcy sprawie urzędowej? Albo podczas kąpieli przypominasz sobie, że za dwa miesiące są urodziny Twojej drugiej połówki i musisz coś z tej okazji przygotować? Myślę, że ciągle masz takie sytuacje – ma je każdy z kim o tym rozmawiam. Sam miałem tak tysiące razy.
 
Jest to sytuacja niepożądana bo po pierwsze psuje nam daną chwilę przyjemności, a po drugie podczas spaceru z psem lub kąpieli i tak nic na to nie poradzimy. Po chwili znowu o tym zapominamy i nic nam to nie daje.
 
To wszystko dzieje się dlatego, że wykorzystujemy nasz mózg niezgodnie z przeznaczeniem. On nie służy do zapamiętywania szeregu informacji. Owszem, nasz mózg jest stworzony do zapamiętywania – chodzi jednak o pamięć opartą o przekaz emocjonalny – głównie pamięć o zagrożeniu.
 
W niebezpiecznym momencie nasze ciało migdałowate generuje emocje, które przypominamy sobie znajdując się w podobnej sytuacji w przyszłości by móc uniknąć zagrożenia. A zagrożenie wynikające z niezapłaconego rachunku za telefon jest zbyt abstrakcyjne dla naszego mózgu. Pomijam już to, że miejsce w naszej pamięci też nie jest nieograniczone. Nie warto trzymać w swojej głowie śmieci.
 
Nasz mózg obciążony tymi wszystkimi informacjami nie radzi sobie z tym i broni się poprzez wyrywkowe i chwilowe przypominanie sobie o tych sprawach w najbardziej nieoczekiwanych momentach. Wprowadza to jedynie chaos i wieczne poczucie niezałatwienia swoich obowiązków. Wiem z doświadczenia, że ma to rujnujący wpływ na samopoczucie i produktywność. Czujemy taką beznadzieję, że nie chce nam się niczego ruszać i jeszcze bardziej pogarszamy sytuację.

Czy ja naprawdę tego potrzebuję?

Pierwszym krokiem jest zdanie sobie sprawy z problemu – każdego dnia musimy przetwarzać dziesiątki informacji. Nie da się tego zrobić bez żadnego planu. Jeżeli nie będziemy stosować żadnych przypomnień to będziemy zapominać o naszych obowiązkach i przypominać sobie o nich w najmniej wskazanych momentach.
 
Szybko przytłoczą nas zbliżające się terminy spraw do załatwienia i w efekcie będziemy w pocie czoła załatwiać sprawy pilne i nieważne, a kompletnie zapominając o sprawach ważnych, które pilne nie są. Zabraknie nam na nie po prostu czasu i uwagi.
 
Istnieją ludzie z wybitnymi predyspozycjami do planowania i organizacji oraz mający na tyle silną wolę i poczucie obowiązku, że radzą sobie lepiej niż inni. Na pewno znasz takie osoby – czy to ze szkoły czy z pracy. To jednak niewielki procent populacji.
 
Problem tkwi w tym, że nawet oni nie radzą sobie ze skomplikowaniem świata, które ciągle rośnie. To co było do osiągnięcia 10 lat temu niekoniecznie jest już możliwe do osiągnięcia dzisiaj. Za 10 lat prawdopodobnie będzie nam jeszcze trudniej. Z wiekiem też nasze mózgi pracują gorzej.
 
Potrzebujemy sposobu do walki ze światem i naszym lenistwem. Getting Things Done to jedna z tych opcji.

Od czego zacząć?

Gdy wiemy już, że mamy problem to możemy wykonać pierwszy krok. Moim zdaniem kluczowe jest wyrobienie sobie nawyku notowania wszystkiego. Gdy coś nam przyjdzie do głowy to zapisujmy to. Nieważne czy chodzi o to, że przypomnieliśmy sobie o zaległej sprawie czy wpadliśmy na nowy pomysł. Zapisujmy to i wyrzucajmy z głowy jak najszybciej. Wolna głowa będzie mogła się skupić na tym co robi najlepiej – radzenia sobie z codziennością. A my o niczym nie zapomnimy.
 
Wolna głowa to też gigantyczna ulga i poczucie szczęścia – absolutnie nie powinniśmy się tego pozbawiać 🙂 
 
Gdzie notować? Można na kartce 🙂 Ja jestem jednak zwolennikiem notatników elektronicznych z powodu synchronizacji, prostego kasowania i edycji. Miło jest też móc zapisać treść wiadomości e-mail w prosty i przyjemny sposób. Śledź mojego bloga, planuję wpisy o tym gdzie notować oraz jak to robić.
 
Gdy już notujemy to musimy wyznaczyć sobie czas na analizę naszych notatek. Polecam zacząć od jednego dnia w tygodniu. Godzina lub dwie spokojnie nam wystarczy i w tym czasie skupmy się głównie na eliminacji tego co nie jest warte dalszego zajmowania się. 

 Z czasem nauczysz się analizować sprawy bardzo szybko i po prostu będziesz zapisywać znacznie mniej niż na początku. To samo z regułą 2 minut. Pewnie na początku zapiszesz sporo spraw, których wykonanie zajmie chwilę – nie wyrzucaj sobie tego jednak – to część nauki i z czasem będzie lepiej 🙂 

Po wszystkim musimy jeszcze jakoś rozplanować te sprawy tak by je wykonać. Polecam skorzystać z dedykowanego programu do zadań (o tym będę pisać, sprawdzaj mojego bloga 🙂). Jeżeli nie jesteś jednak do tego przekonany to użyj kalendarza. Na początku powinien wystarczyć. 
 
Działanie planujesz na dany dzień gdy przypuszczasz, że będziesz mieć czas i starasz się je wtedy wykonać. Jak Ci się uda to zapisz to! Jak nie to również 🙂 Przyda Ci się za tydzień przy kolejnym przeglądzie notatek (w Getting Things Done nazywa się to przeglądem tygodnia). W ten sposób będziesz mieć świadomość czy poruszasz się się w ogóle do przodu czy też stoisz w miejscu.

Co dalej?

Jak opanujesz tę podstawę opisaną wyżej to pozostaje Ci tylko trenować i ulepszać swoje metody 🙂 Nie martw się jeżeli to co napisałem wyżej brzmi chaotycznie. Przy odrobinie praktyki szybko się do tego przyzwyczaisz. Wystarczy tylko otwarta głowa i trochę samozaparcia.

Nie skupiaj się na samej metodzie i jej zasadach zbyt mocno. Chodzi tylko i wyłącznie o to by było Ci łatwiej organizować swoje sprawy i byś dzięki tej metodzie oszczędzał czas. Jeżeli którykolwiek z jej punktów Ci nie odpowiada to go wyeliminuj – ja na przykład nie przepadam za podsumowaniami tygodniowymi i skracam je do minimum w zamian za dłuższe podsumowanie miesięczne. Podejmuj własne decyzje!

Na blogu będę rozwijać dokładnie każdy z tych etapów razem z opisem programów wspierających nas w realizacji systemu. Rozwinę go również o praktycznie każdy element naszego życia, gdzie Getting Things Done można i warto zaimplementować. 

Proszę Cię o opinię!

Jeżeli to o czym piszę jest dla Ciebie wartościowe (lub nie) to proszę o zostawienie opinii w komentarzu. To dla mnie bardzo ważne i pozwoli mi się zmotywować do dalszej pracy 🙂 Zachęcam też do dyskusji merytorycznej nad tym co piszę. Postaram się odpowiedzieć na wszystkie pytania i nauczyć się również na Twoich doświadczeniach.

Jeżeli uważasz, że to co piszę może być też przydatne Twoim znajomym to udostępnij ten wpis poprzez przyciski dostępne poniżej lub po prostu wklej adres bloga https://zyskajnaczasie.pl na swoje social media 🙂

Z góry bardzo Ci dziękuję i cieszę się, że doszedłeś aż dotąd. Widzimy się już niedługo przy kolejnym wpisie 🙂

Autor

Jerzy Szpak

bloger

Cześć! Chcę Ci pomóc zapanować nad Twoim czasem. Dzisiejszy świat daje ogromne możliwości, ale równie łatwo można się w nim zgubić. Pomogę Ci odnaleźć sposoby i wskażę kilka bardzo prostych metod dzięki którym łatwiej będzie Ci realizować swoje plany i marzenia. Więcej o mnie…

Nie przegap

Bezpłatny e-book

Kliknij i zyskaj!
Bądź na bieżąco

Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się, a będziesz otrzymywać informacje o nowych
wpisach i sposobach na odzyskiwanie czasu.

(Zero spamu. W każdej chwili możesz zrezygnować, a Twoje dane będą chronione).

Podziel się wpisem:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pocket
Share on whatsapp
Share on email

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Autor

Jerzy Szpak

bloger

Cześć! Chcę Ci pomóc zapanować nad Twoim czasem. Dzisiejszy świat daje ogromne możliwości, ale równie łatwo można się w nim zgubić. Pomogę Ci odnaleźć sposoby i wskażę kilka bardzo prostych metod dzięki którym łatwiej będzie Ci realizować swoje plany i marzenia. Więcej o mnie…

Nie przegap

Bezpłatny e-book

Kliknij i zyskaj!
Bądź na bieżąco

Dowiedz się jak mieć więcej czasu!

Kliknij „zapisz się”! Uzyskasz dostęp do powiadomień o nowych wpisach  oraz do e-booka, który bez specjalnego wysiłku pomoże Ci odzyskać minimum godzinę dziennie!