Jak korzystać z Nozbe i mieć wszystko pod kontrolą

przez Jerzy Szpak
dnia 5 czerwca, 2021
Brak komentarzy

Program do zarządzania zadaniami staje się w dzisiejszych czasach koniecznością. Jesteśmy zarzucani taką ilością spraw, że opanowanie i właściwe zarządzanie nimi staje się powoli niewykonalne – szczególnie w realiach pracy zdalnej. Opisuję jak poprawnie korzystać z Nozbe czyli jednego z najlepszych tego typu programów na rynku.

Ten wpis jest częścią serii artykułów pod tytułem „Odzyskaj kontrolę nad swoim czasem”. Spis artykułów i linki do nich (gdy już będą skończone) znajdziesz w dalszej części wpisu.

Przez większą część swojego życia miałem problem z organizacją samego siebie. W 2018 zacząłem szukać sposobów zapanowania nad nawałem spraw i obowiązków. Trafiłem wtedy na Evernote. Bardzo mocno odmienił on moje życie i o tym jak z niego korzystam traktuje mój inny wpis.

Evernote to było jednak za mało. Pozwalał on zapisać wszystko co mi przyszło do głowy i potem nie zgubić tych informacji. Problem polegał jednak na tym, że nie potrafiłem niczego z tymi informacjami zrobić.

Sam fakt zanotowana zdarzenia nie sprawiał jeszcze, że właściwie sformułuję działanie, którego ono wymaga oraz, że wykonam je we właściwym momencie. Notatki to był chaos i potrzebowałem sposobu by nad tym chaosem zapanować. Potrzebowałem czegoś więcej.

Cykl „Odzyskaj kontrolę nad swoim czasem”

Oto artykuły opublikowane w ramach cyklu „Odzyskaj kontrolę nad swoim czasem”. Kolejność lektury dowolna

W skład cyklu wchodzą (brak linku oznacza, że artykuł jest w przygotowaniu):

Jak osiągnąć work-life balance i dlaczego mamy z tym problem?
1. Getting Things Done dla każdego
Optymalizacja skrzynki e-mail:
1. Jak zorganizować skrzynkę e-mail – pierwsze kroki
2. 10 minutowy e-mail – nasza broń do walki ze spamem
Optymalizacja telefonu i komputera
1. Jak ograniczyć korzystanie z telefonu
Jak przechowywać informacje i nimi zarządzać:
1. Evernote – prosty sposób by przestać zapominać o ważnych sprawach
Po co Ci program do zadań i jak go używać:
1. Jak korzystać z Nozbe i mieć wszystko pod kontrolą
Jak zarządzać kalendarzem
Eliminacja i automatyzacja
Kształtowanie dobrych nawyków i eliminacja złych
Ustalanie planu działania i skuteczna realizacja
Ograniczanie złych treści i wybór właściwych
Rozwój ciała i umysłu
Jak dobrze odpoczywać
Właściwy sen

Jak korzystać z Nozbe zgodnie z Getting Things Done

Równolegle z Evernote poznałem metodę pracy stworzoną przez Davida Allena o nazwie Getting Things Done. O niej również traktuje jeden z wpisów.

Metoda GTD polega na zebraniu informacji w jedno miejsce (co dawał Evernote) i następnie stworzenie na ich podstawie zadań do wykonania. Zadania muszą być konkretne i osadzone w czasie. Wszystko po to by wiadomo było co zrobić i potem należycie to ocenić. Tutaj wkracza Nozbe, czyli aplikacja do zarządzania zadaniami stworzona specjalnie dla metody Getting Things Done.

Nozbe pozwala na stworzenie zadania czyli konkretnej czynności do wykonania. Takie zadanie można następnie umieścić w szerszym kontekście (projekcie) jeżeli to zadanie jest jedną ze składowych większego celu. Poza kontekstem można również wyznaczyć zadaniu czas (i umieścić je w kalendarzu Google) czyli konkretny dzień i ewentualnie godzinę, gdy chcemy zadanie wykonać.

Po wszystkim zadanie można oznaczyć jako wykonane. Jeżeli go nie wykonamy to nie zniknie nam ono i można je z łatwością przełożyć na kiedy indziej. To kluczowe ponieważ pozwala nam kontrolować nasz postęp (ponieważ nie zawsze uda nam się zadanie wykonać). Dzięki temu mamy wszystko pod kontrolą i wiemy na bieżąco ile robimy (lub nie robimy) 🙂

Dla lepszego przedstawienia tego procesu zamieszczam grafikę:

Czym jest zadanie i projekt?

Getting Things Done ma pewne problemy w nazewnictwem i aplikacje takie jak Nozbe cierpią z tego powodu. Sam na początku nie wiedziałem o co chodzi z tymi całymi projektami, zadania też nie były dla mnie w pełni zrozumiałe. Postaram się to trochę przybliżyć 🙂

Gdy będziemy korzystać z Nozbe to zadanie jest najbardziej podstawową formą działania. Wyobraź sobie, że musisz zrobić zakupy w sklepie. To czynność, którą musimy wykonać. Teraz musimy ja zmienić w zadanie. W tym celu musimy ustalić do jakiego sklepu chcemy iść, w jaki sposób chcemy do niego dotrzeć (samochodem czy autobusem), kiedy to zrobimy (dzisiaj po pracy czy w sobotę rano) oraz co w tym sklepie kupimy (lista zakupów).

Zadanie ma być opisane bardzo precyzyjnie najlepiej wedle metody S.M.A.R.T. O tej metodzie napiszę inny wpis, wiec teraz bardzo krótko. Zadanie ma być konkretną czynnością do wykonania, którą da się zmierzyć (czyli ocenić czy coś zrobiliśmy lub nie) i musi być osadzone w czasie (czyli mieć datę wykonania byśmy po prostu o nim nie zapomnieli lub nie odkładali wiecznie na później). Nasze wyjście do sklepu spełnia tę uproszczoną definicję 🙂

Czym jest w takim razie projekt? Wykorzystajmy nasz przykład z robieniem zakupów w sklepie, ale przenieśmy go na wyższy poziom. Wyobraź sobie, że musisz upiec sernik. Potrzebujesz składników z dwóch różnych sklepów bo w jednym jest lepsza masa serowa, a w drugim lepsze rodzynki. Ponadto potrzebujesz formy do pieczenia z jeszcze innego sklepu. Do tego wszystkiego przyda się jeszcze przepis na sernik 🙂

Naszym projektem jest więc upieczenie sernika. Składają się na niego konkretne zadania:

Znalezienie i wybranie przepisu na sernik

Zrobienie części zakupów (dokładna lista) w sklepie z lepszą masą serową

Zrobienie reszty zakupów w sklepie z lepszymi rodzynkami
Kupienie formy do pieczenia
Upieczenie sernika

Mam nadzieję, że wybaczysz mi ten dość prostacki kulinarny przykład 🙂 Ma on uzmysłowić Ci w jaki sposób należy korzystać z Nozbe. Dobry projekt może mieć nawet kilkadziesiąt zadań i często nie muszą być one ze sobą powiązane tak ściśle.

W zasadzie każde działanie wymagające więcej niż jednego kroku jest projektem i wykonuje się je w stosunkowo podobny sposób – nie jest istotne czy mówimy tutaj o budowie domu czy pieczeniu ciasta. Różni się jedynie ilość zadań i poziom zależności między nimi 🙂

Bardziej skomplikowane pomysły wymagają czasami wielu projektów ponieważ muszą zostać osiągnięte różne niezwiązane ze sobą cele by taki pomysł mógł być zrealizowany. O tym jak korzystać z Nozbe również w takich sytuacjach będę pisać w przyszłości.

Po co korzystać z Nozbe jak mam kalendarz?

Gdy mówię o tym jak korzystać z Nozbe wiele osób odpowiada mi, że nie widzą sensu ponieważ mają już kalendarz.

To dobry argument, gdyż Nozbe bardzo przypomina kalendarz. Większość jego funkcji jest dostępnych w kalendarzu i przy odrobinie wysiłku da się osiągać podobne rezultaty (mówię tutaj o korzystaniu z Nozbe w pojedynkę).

Nozbe to tak naprawdę nakładka na kalendarz. Nakładka, która zmienia bardzo wiele i dodaje dodatkową głębię bez której ciężko realizować bardziej skomplikowane plany. Ten szerszy kontekst, który daje Nozbe, robi różnicę.

Standardowy kalendarz pozwala nam zapisywać informacje, nadać im konkretną datę (istota kalendarza 🙂), ustawić powiadomienie. Pozwala też zaznaczyć czy coś zrobiliśmy (tutaj często musimy sobie radzić na przykład jakimś kolorem bo nie każdy kalendarz ma funkcję zaznaczania czy zadanie zostało wykonane) czy z łatwością przeplanować na inny termin jeżeli czegoś nie zrobiliśmy. Zadania można jeszcze pozaznaczać kolorami by nadać im jakiś szczątkowy kontekst i powiązać je ze sobą. Na tym jednak rola standardowego kalendarza się kończy.

Gdy będziemy korzystać z Nozbe to otrzymamy wszystkie funkcje kalendarza. Ponadto dostaniemy możliwość łączenia zadań w projekty, kategoryzowania ich, ustalania zadań powtarzalnych, dodawania notatek i nawet korzystania z zasobów naszych notatników takich jak Evernote, dysku komputera/telefonu lub chmury. Wszystko co będzie nam potrzebne do pracy będziemy mieć dostępne w jednym miejscu. I nasze zadania będą wreszcie ze sobą powiązane tak jak chcemy. Koniec chaosu.

Możesz korzystać z Nozbe i z kalendarza Google równocześnie. Synchronizują się one ze sobą więc nie utracisz szerszego kontekstu, który daje kalendarz na przykład przy patrzeniu na widok całego miesiąca. Polecam szczególnie widget kalendarza Google. Można go umieścić na ekranie telefonu (na jednej z dalszych kart) i dzięki temu bardzo szybko można rzucić okiem na cały miesiąc i zobaczyć, że na przykład w przyszły wtorek mamy wolne bez konieczności wchodzenia w Nozbe lub w kalendarz 🙂

Jak korzystać z Nozbe w praktyce?

Nozbe ma dwie usługi – Personal i Teams. Korzystam tylko z wersji Personal i to na niej skupiam się w tym wpisie. Teraz pokażę podstawy korzystania z Nozbe. Do bardziej skomplikowanych spraw przejdę w kolejnych wpisach na ten temat.

Od razu zaznaczę, że korzystać z Nozbe chcemy na telefonie i komputerze. Telefon przydaje się głównie do powiadomień i w każdej sytuacji gdy nie mamy komputera (wersja mobilna ma te same funkcje co desktop). Twoje urządzenia będą się synchronizować ze sobą automatycznie więc nie musisz się martwić, że coś pominiesz.

By skorzystać z Nozbe należy założyć konto. Zostawiam tutaj mój link afiliacyjny. Dzięki niemu otrzymasz dodatkowy miesiąc Nozbe premium za darmo. O różnicach między planem darmowym a płatnym napiszę dalej.

Załóż konto Nozbe

Na górze należy przełączyć się na Nozbe Personal. Zaznaczyłem to na czerwono:

Tam trzeba się zarejestrować. Zaznaczyłem to na czerwono. Jeżeli korzystamy z konta Google lub Apple to wystarczy wybrać Zaloguj się i nasze konto zostanie automatycznie założone. Tę opcję zaznaczyłem na niebiesko:

Jak zakończymy proces rejestracji to znajdziemy się w głównym ekranie Nozbe w wersji przeglądowej. Polecam zainstalować wersję desktopową i aplikację mobilną gdyż działają szybciej. Można to zrobić przez ten link.

Gdy już korzystamy z Nozbe to widzimy panel boczny po lewej i główne okno na środku. Najważniejsze opcje w panelu bocznym zaznaczyłem na czerwono.

Są to priorytety czyli zadania do wykonania na dziś, skrzynka spraw (inbox) czyli zadania bez przypisanych projektów lub czynności, które w zadania dopiero zmienimy. Dalej mamy projekty, czyli szerszy kontekst dla zadań (np. pieczenie sernika).

Po prawej na dole jest plus zaznaczony na niebiesko. Za jego pomocą można dodać nowe zadanie:

Po kliknięciu plusa na górze strony pojawi się opcja wpisania nazwy zadania. Zaznaczyłem ja na czerwono. Po wszystkim należy wcisnąć ENTER lub plus po prawej stronie pola w którym wpisywaliśmy by dodać zadanie.

Jak widzimy zadanie pojawiło się na naszej liście. Po kliknięciu na nie pojawia się po prawej kolejne okno menu gdzie możemy zaznaczyć czy zadanie wykonaliśmy czy nie (poprzez kółko po lewej na górze), możemy zaznaczyć lub odznaczyć priorytet z zadania (poprzez zieloną gwiazdkę). Poza tym po kliknięciu na Skrzynkę spraw możemy dopasować zadania do istniejącego projektu lub stworzyć nowy. Możemy dodać kategorię, datę i godzinę wykonania, czas potrzebny na wykonanie i to czy zadanie po wykonaniu ma się co jakiś czas powtarzać czy też nie.

Poza tym mamy też opcję na dodania komentarza. Jeżeli zsynchronizujemy Nozbe z innymi aplikacjami to będzie tam można też wrzucać całe notatki z Evernote lub dokumenty i zdjęcia z dysku lub chmury.

Zajmijmy się teraz jeszcze kwestią integracji Nozbe bo to jedna z najważniejszych rzeczy przy korzystaniu z tej aplikacji.

Po lewej trzeba wybrać Ustawienia, potem Integracje (ścieżkę zaznaczyłem na czerwono) i wybrać jakie usługi chcemy połączyć z Nozbe. Polecam szczególnie kalendarz Google (by Nozbe mogło się z nim synchronizować), Evernote do notatek i tę chmurę z której korzystamy.

W integracjach jest również opcja wysyłania e-maila na Nozbe. Skopiuj ten adres i dodaj do kontaktów w skrzynce e-mail. Gdy dostaniesz e-mail, który zechcesz zmienić w zadanie przekaż go na ten adres. Wiadomość pojawi się w Twojej skrzynce spraw. Tytuł e-maila będzie nazwą zadania, a treść notatką. Od razu można ustalić mu datę realizacji. W ten sposób można korzystać z Nozbe jeszcze łatwiej 🙂

Czy Nozbe jest drogie?

Jeżeli chcesz korzystać z Nozbe to musisz podjąć jedną ważną decyzję – czy interesuje Cię wersja darmowa czy premium.

Dzięki linkowi, który wkleiłem powinieneś dostać 2 miesiące za darmo (o ile od czasu publikacji tego wpisu nie zmieniła się polityka firmy). Po tym okresie musisz jednak zdecydować czy chcesz pozostać w pakiecie premium czy przejść na wariant darmowy.

Podstawową różnicą między planami widoczną dla zwykłego użytkownika jest ilość aktywnych projektów. Wersja darmowa oferuje ich 5, wersja płatna nielimitowaną ilość. Czy da się korzystać z Nozbe mając tylko 5 projektów? Jak najbardziej 🙂

Nic nie stoi na przeszkodzie by stworzyć duże projekty typu Sprawy domowe, Praca, Biznes etc. gdzie będziemy umieszczać wiele różnych zadań związanych luźno z tymi hasłami. Dodatkowo skrzynka spraw jest de facto szóstym dostępnym projektem. Zadania możemy też dzielić poprzez kategorie, które limitowane nie są. W wersji indywidualnej Nozbe nie tworzy żadnych innych ograniczeń i uważam tę politykę za bardzo fair.

A jeżeli wersja darmowa nie jest wystarczająca? Plan premium da nam możliwość tworzenia nielimitowanej ilości projektów i jest to nieodzowne gdy mamy duże potrzeby i chcemy korzystać z Nozbe jako naszego głównego narzędzia do pracy. Wersja płatna kosztuje za rok ok. 280 złotych. Kilka razy do roku organizowana jest promocja, gdzie za tę cenę otrzymamy 15 miesięcy. Przy abonamencie miesięcznym płacimy ok. 30 złotych.

To wysoka cena jeżeli traktujemy Nozbe tylko jako nakładkę na kalendarz. Jeżeli jednak chcesz korzystać z Nozbe jako podstawowego narzędzia do pracy to ta cena wydaje się odpowiednia. Na początek polecam wersję darmową – jeżeli Twoje potrzeby nie są zbyt wielkie to nawet przez lata może być ona dla Ciebie wystarczająca 🙂

Czy warto korzystać z Nozbe?

Nozbe to wspaniałe i intuicyjne narzędzie, które pozwoli Ci uporządkować wszystkie swoje sprawy. Ma rozbudowaną wersję darmową i świetnie integruje się z kalendarzem Google. Użyjesz go bez problemu na każdym swoim urządzeniu i wszędzie osiągniesz dobry rezultat.

Ten wpis ma za zadanie przedstawić jedynie podstawy korzystania z Nobe. Będę ten temat rozwijać już wkrótce. Jeżeli nie chcesz przegapić kolejnego wpisu to zapisz się proszę na moją listę mailową 🙂

Warto też wspomnieć, że twórcą Nozbe jest Polak – Michał Śliwiński. Jeżeli patriotyzm ekonomiczny gra dla Ciebie rolę to zdecydowanie polecam wybrać Nozbe ponad inne programy tego typu 🙂

Proszę Cię o opinię!

Jeżeli to o czym piszę jest dla Ciebie wartościowe (lub nie) to proszę o zostawienie opinii w komentarzu. To dla mnie bardzo ważne i pozwoli mi się zmotywować do dalszej pracy 🙂 Zachęcam też do dyskusji merytorycznej nad tym co piszę. Postaram się odpowiedzieć na wszystkie pytania i nauczyć się również na Twoich doświadczeniach.

Jeżeli uważasz, że to co piszę może być też przydatne Twoim znajomym to udostępnij ten wpis poprzez przyciski dostępne poniżej lub po prostu wklej adres bloga https://zyskajnaczasie.pl na swoje social media 🙂

Z góry bardzo Ci dziękuję i cieszę się, że doszedłeś aż dotąd. Widzimy się już niedługo przy kolejnym wpisie 🙂

Jerzy Szpak

bloger

Cześć! Chcę Ci pomóc zapanować nad Twoim czasem. Dzisiejszy świat daje ogromne możliwości, ale równie łatwo można się w nim zgubić. Pomogę Ci odnaleźć sposoby i wskażę kilka bardzo prostych metod dzięki którym łatwiej będzie Ci realizować swoje plany i marzenia. Więcej o mnie…

Bezpłatny e-book

Kliknij i zyskaj!

Kliknij tutaj

Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się, a będziesz otrzymywać informacje o nowych
wpisach i sposobach na odzyskiwanie czasu.

(Zero spamu. W każdej chwili możesz zrezygnować, a Twoje dane będą chronione).

Zapisz się by otrzymywać informacje o nowych wpisach i sposobach na odzyskiwanie czasu

Jak korzystać z Nozbe i mieć wszystko pod kontrolą

Cykl „Odzyskaj kontrolę nad swoim czasem”

Jak korzystać z Nozbe zgodnie z Getting Things Done

Czym jest zadanie i projekt?

Po co korzystać z Nozbe jak mam kalendarz?

Jak korzystać z Nozbe w praktyce?

Czy Nozbe jest drogie?

Czy warto korzystać z Nozbe?

Proszę Cię o opinię!

Jerzy Szpak

bloger

Bezpłatny e-book

Podobał Ci się ten artykuł?

Podziel się wpisem:

Dodaj komentarz Anuluj pisanie odpowiedzi

Jerzy Szpak

bloger

Bezpłatny e-book

Dowiedz się jak mieć więcej czasu!