Zapisz się by otrzymywać informacje o nowych wpisach i sposobach na odzyskiwanie czasu

Jak zorganizować skrzynkę e-mail – pierwsze kroki

e-mail, email, organizacja email
Zanim odpowiemy na pytanie dotyczące tego jak zorganizować skrzynkę e-mail zastanówmy się przez chwilę czym ona w ogóle jest.  Niesamowita technologia, która pozwoliła nam wymieniać i archiwizować niespotykaną wcześniej ilość informacji bez żadnego wysiłku. Zmieniła kompletnie nasz sposób pracy. I mimo upływu 50 lat wciąż jest podstawowym sposobem komunikacji w praktycznie wszystkich sprawach. Wielokrotnie wieszczono jej upadek, ale trzyma się dzielnie i nie wygląda na to by portale społecznościowe miały ją zastąpić w najbliższej, możliwej do przewidzenia, przyszłości.  
 
Jednocześnie jest ona przekleństwem. Ilość informacji jakie na nią otrzymujemy przytłacza. Dziesiątki lub setki wiadomości otrzymywanych każdego dnia sprawiają, że zawsze mamy poczucie niewykonania swoich obowiązków. Zawsze jest na niej coś jest czego nie przeczytaliśmy i mamy z tego powodu wyrzuty sumienia. Nie mamy jednak kiedy nadrobić tych strat gdyż kolejnego dnia znów przychodzi do nas zalew informacyjny. Dodatkowo 90% tych informacji to śmieci, które nas w ogóle nie interesują. Problem pogłębia też to, że skrzynek zazwyczaj mamy kilka i każdorazowe sprawdzanie wszystkich zajmuje mnóstwo czasu. 

Cykl „Odzyskaj kontrolę nad swoim czasem”

Oto artykuły opublikowane w ramach cyklu „Odzyskaj kontrolę nad swoim czasem”. Kolejność lektury dowolna 🙂

W skład cyklu wchodzą (brak linku oznacza, że artykuł jest w przygotowaniu):

  1. Jak osiągnąć work-life balance i dlaczego mamy z tym problem?
    1. Getting Things Done dla każdego
  2. Optymalizacja skrzynki e-mail:
    1.  Jak zorganizować skrzynkę e-mail – pierwsze kroki
    2. 10 minutowy e-mail – nasza broń do walki ze spamem
  3. Optymalizacja telefonu i komputera
    1.  Jak ograniczyć korzystanie z telefonu
  4. Jak przechowywać informacje i nimi zarządzać:
    1. Evernote – prosty sposób by przestać zapominać o ważnych sprawach
  5. Po co Ci program do zadań i jak go używać:
    1. Jak korzystać z Nozbe i mieć wszystko pod kontrolą
  6. Jak zarządzać kalendarzem
  7. Eliminacja i automatyzacja
  8. Kształtowanie dobrych nawyków i eliminacja złych
  9. Ustalanie planu działania i skuteczna realizacja
  10. Ograniczanie złych treści i wybór właściwych
  11. Rozwój ciała i umysłu
  12. Jak dobrze odpoczywać
  13. Właściwy sen

Dlaczego warto zorganizować skrzynkę e-mail?

Trzeba powiedzieć to wprost – większość ludzi kompletnie nie radzi sobie z tym narzędziem. Skrzynkę odbiorczą traktują jako archiwum, nie wiedzą co to katalogi i nie potrafią eliminować istniejącego spamu lub unikać go przez rozwiązania typu 10-minutowa skrzynka e-mail. Jeżeli trafiłeś na ten artykuł to prawdopodobnie sam masz ten problem.
 
Nie martw się tym jednak 🙂 Samo zdanie sobie sprawy z problemu to często połowa pracy jaką trzeba wykonać. Sam miałem ogromny problem z tym by dobrze zorganizować skrzynkę e-mail zarówno osobistą jak i służbową. Jednak trochę poszukałem, pokombinowałem, potestowałem i w miarę mi się udało 🙂 
 
Jesteś w o tyle lepszej sytuacji, że ja już popełniłem wiele błędów, których Ty możesz teraz uniknąć i oszczędzić swój czas. A warto – ze skrzynki e-mail korzystamy zazwyczaj zarówno w pracy jak i w domu. Nawet nie zdajemy sobie sprawy z tego, że dzięki odpowiedniemu przygotowaniu możemy oszczędzać około 30 minut każdego dnia. To daje ok. 180 godzin w roku, które możemy przeznaczyć na coś co lubimy 🙂

To pierwszy z kilku wpisów dotyczących tego jak poprawnie zorganizować skrzynkę e-mail. Jest to też część cyklu wpisów pod tytułem „Odzyskaj kontrolę nad swoim czasem”. Na górze wpisu znajdziesz odnośniki zarówno do artykułów o skrzynce e-mail oraz do reszty wpisów z cyklu gdy tylko będą gotowe 🙂

Najpierw musimy wybrać portal pocztowy z którego chcemy korzystać. Podzielić można je na dwa sposoby – jako programy pocztowe (dominują Outlook i Gmail) oraz na portale internetowe, które oferują usługę poczty elektronicznej – głównymi graczami w Polsce są Gmail, WP, Onet, Interia i O2.
 
Od razu zdradzę, że korzystam z Gmaila i on będzie głównym bohaterem tych artykułów. To co napiszę będzie jednak działać również w innych programach pocztowych – nie będę się skupiać głównie na kwestii technicznej (chociaż jej nie pominę) co bardziej na sposobie myślenia i organizacji poczty jako całej. Nie martw się więc gdy czytasz ten wpis w 2031 roku i to co w nim jest będzie się wydawało nieaktualne 🙂 Będzie to aktualne tak długo, aż algorytmy nie nauczą się myśleć lepiej od nas. A na to sobie jeszcze poczekamy.
 
Dla osób, które korzystają z Outlooka w pracy lub po prostu bardzo go lubią mam też dobrą wiadomość – ostatni wpis w tej serii będzie poświęcony właśnie Outlookowi i pomogę w nim wydobyć z usługi Microsoftu to co najlepsze. Czytajcie jednak już teraz – modus operandi poznacie właśnie teraz i bez niego nic moje wskazówki Wam nie dadzą 🙂 

Dlaczego Gmail?

Z Gmaila korzystam już ponad 10 lat. Przyzwyczaiłem się do niego i bardzo go lubię. Poza tym jest to najpopularniejsza skrzynka w Polsce, która za darmo oferuje praktycznie wszystko czego potrzebuje przeciętny lub bardziej zaawansowany użytkownik. 
 
Jest również najbezpieczniejszym z masowych rozwiązań: https://niebezpiecznik.pl/post/gmail-najbezpieczniejszy/
 
Dodatkowo daje duże możliwości konfiguracji, jest zintegrowany ze wspaniałym kalendarzem Google i innymi usługami (na przykład Evernote), pozwala też z łatwością przekierowywać i odbierać wiadomości z innych skrzynek i ma ciągłe wsparcie jednej z największych firm świata. 
 
Co do prywatności – jeżeli jesteś na tyle świadomy, że ta prywatność Ci przeszkadza to pewnie sam znajdziesz lepsze dla siebie rozwiązanie pocztowe. Zostań tu jednak, sam program pocztowy to nie wszystko 😉 

Co zrobić najpierw?

Jeżeli korzystasz już z Gmaila to super – jak nie to polecam stworzyć tam konto. Jest to proste, Google oferuje dwuetapową autoryzację więc jest znacznie bezpieczniej niż przy standardowych skrzynkach e-mail. 
 
Tutaj zaczynają się jednak schody. Co ze starą skrzynką, której adres znają wszyscy nasi znajomi, współpracownicy, dostawcy usług? Co jak mam takich adresów kilka bo staram się chronić swoją prywatność? Co gdy zmieniam nazwisko i mój 15-letni adres e-mail jest nieaktualny?
 
To faktycznie jest problem, ale w dzisiejszych czasach można go stosunkowo łatwo zminimalizować lub czasami nawet rozwiązać zupełnie.
 
Współczesne skrzynki e-mail pozwalają na przesyłanie sobie wiadomości w sposób automatyczny jak również odpowiadanie jako adres przekierowujący. Upraszczając – jak masz skrzynki na Onecie i WP to możesz przekierować te wiadomości na Gmaila i z Gmaila odpisywać na te wiadomości poprzez Twój adres na Onecie lub WP nie wchodząc w ogóle na te skrzynki! Działa to na każdej ze skrzynek, które wymieniłem wyżej i jest darmowe. Pozwala to również przekierowywać na jednego Gmaila wiadomości z innego Gmaila, którego nie chcemy kasować, ale z jakiegoś powodu stał się nieaktualny (np. zmiana nazwiska). Innymi słowy możemy mieć dostęp do wszystkiego z jednego miejsca, które dobrze znamy i odpowiednio ustawiliśmy tak jak nam wygodnie. Możemy również przenieść stare wiadomości w ten sam sposób 🙂 

Większość darmowych skrzynek e-mail i programów pocztowych również oferuje taką funkcję. Nie jest to wyłączna przewaga konkurencyjna Google. Jeżeli nie chcesz korzystać z Gmaila to sprawdź czy to o czym pisze jest dostępne również w Twojej skrzynce i po prostu ustaw tak samo 🙂

Instrukcja przeniesienia na przykładzie Gmaila

Po wejściu na konto Gmail interesuje nas w pierwszej kolejności panel opcji. To koło zębate w prawym-górnym rogu. Zaznaczyłem go na zdjęciu czerwonym kwadratem:

Następnie wybieramy Zobacz wszystkie ustawienia:

I teraz wybieramy Konta i importowanie:

Ustawienia-konta-i-importowanie
Tutaj mamy do ustawienia trzy rzeczy w zależności od tego co nas interesuje (ja polecam wszystkie trzy opcje).
 
Na czerwono zaznaczyłem import naszych starych wiadomości z innych skrzynek (może to potrwać nawet dwa dni, ale dzieje się w tle).
Na niebiesko zaznaczyłem wysyłanie wiadomości jako dana skrzynka e-mail (czyli mimo tego, że piszesz z Gmaila będziesz się wyświetlać jako WP).
Na zielono zaznaczyłem opcję sprawdzania i pobierania wiadomości z innych skrzynek bezpośrednio na Gmail. Wiadomości są sprawdzane co około godzinę więc jak czekamy na ważną wiadomość to można to sprawdzenie w razie czego wymusić tutaj gdybyśmy bardzo tego potrzebowali. 

Z racji na to, że to pobieranie trwa to można też ustawić przekazywanie wiadomości bezpośrednio na swojej obecnej skrzynce e-mail. Dzięki temu szybciej dostaniemy taką wiadomość. Nie wszyscy oferują to za darmo, ale jak oferują to polecam skorzystać 🙂 W Gmailu jest to dostępne w opcji Przekazywania i POP/IMAP:

Po wejściu wybieramy opcję Przekazywanie dalej i wpisujemy adres na który mają być przekazywane wiadomości. Więc jak mamy kilka Gmailów to przekierujmy wszystko na ten z którego chcemy korzystać. Podobnie ze skrzynkami u innych dostawców o ile oferuję tę możliwość za darmo (płacić nie ma sensu z racji na opcję pobierania wiadomości przez Gmail co godzinę za darmo).

Po przeniesieniu, ustawieniu przekierowań i przesłaniu wszystkich wiadomości nasza skrzynka powinna wyglądać mniej więcej tak:

Chaos jest ogromny, ale wszystko masz wreszcie w jednym miejscu 🙂 Zanim zaczniemy sprzątanie warto ustawić jeszcze kilka rzeczy.

Wstępne sprzątanie skrzynki e-mail

Na początek znów wejdź w ustawienia i w zakładce Ogólne można wyłączyć zgodę na czytanie naszych wiadomości przez Google. Sam to robię gdyż nie chcę by algorytmy decydowały o tym o widzę i dostosowały mi skrzynkę oraz inne usługi. Na ile jest to skuteczne nie wiem, ale uważam, że jest to kwestia dobrej higieny korzystania z internetu. Sam decyduj co Ty o tym myślisz i podejmij decyzję 🙂 
 
Bardziej istotne są dwie kolejne zakładki czyli Etykiety i Odebrane:
W Etykietach ustawić możemy to jak wyglądają zakładki po lewej stronie pod Odebranymi oraz to czy przy samych wiadomościach Google będzie nam wyświetlać etykiety. Będziemy do tego wracać i to ulepszać, ale na razie zalecam ustawić etykiety systemowe tak jak wskazałem (by zyskać jak największy porządek, którego teraz potrzebujemy), a Kategorie wyłączyć całkowicie (opcja Ukryj).
Następna jest zakładka Odebrane. Tutaj zalecam wyłączyć karty Społeczności i Oferty
Karty społeczności i oferty to z pewnością rewolucyjne rozwiązanie wprowadzone przez Gmaila wiele lat temu i skopiowane przez większość innych firm. Zostało ono jednak stworzone dla przeciętnego użytkownika, który korzysta z poczty w zły sposób. Te karty nie mają nic wspólnego z tym jak poprawnie powinniśmy zorganizować skrzynkę e-mail i tylko utrudnią poruszanie się oraz efektywną pracę. Nie martw się o to, że nie odkopiesz się z ofert sprzedaży i powiadomień z mediów społecznościowych. Z nimi poradzimy sobie inaczej 🙂 
 
 
Na koniec polecam wyłączyć oznaczenia ważności wiadomości i filtry. Nie chcemy by Gmail za nas oceniał co jest ważne a co nie. Po pierwsze robi to nieudolnie i możemy przegapić coś ważnego, a po drugie jako ważne może nam pokazać na przykład sprzedaż. Nie chcemy tego.

W tym oknie znajduje się też opcja Okienka odczytu. Jeżeli ktoś lubi klasyczny wygląd Outlooka (jestem jedną z tych osób 🙂) to możecie ustawić opcje tak jak ja i Gmail zacznie przypominać usługę Microsoftu.

Podsumowanie

Dochodzimy do końca tego wpisu i naszej pracy. W tym momencie powinieneś mieć wybrany jeden program pocztowy, przekierowane na niego wiadomości z innych skrzynek oraz wyłączone opcje automatycznego filtrowania i tagowania.
 
Niech nie przeraża Cię chaos, który powstał 🙂 Jest on stosunkowo prosty do opanowania i na pewno mniejszy niż pełna skrzynka odbiorcza na kilku różnych adresach. Opanowaniem tego zajmiemy się w kolejnym wpisie.

Proszę Cię o opinię!

Jeżeli to o czym piszę jest dla Ciebie wartościowe (lub nie) to proszę o zostawienie opinii w komentarzu. To dla mnie bardzo ważne i pozwoli mi się zmotywować do dalszej pracy 🙂 Zachęcam też do dyskusji merytorycznej nad tym co piszę. Postaram się odpowiedzieć na wszystkie pytania i nauczyć się również na Twoich doświadczeniach.

Jeżeli uważasz, że to co piszę może być też przydatne Twoim znajomym to udostępnij ten wpis poprzez przyciski dostępne poniżej lub po prostu wklej adres bloga https://zyskajnaczasie.pl na swoje social media 🙂

Z góry bardzo Ci dziękuję i cieszę się, że doszedłeś aż dotąd. Widzimy się już niedługo przy kolejnym wpisie 🙂

Autor

Jerzy Szpak

bloger

Cześć! Chcę Ci pomóc zapanować nad Twoim czasem. Dzisiejszy świat daje ogromne możliwości, ale równie łatwo można się w nim zgubić. Pomogę Ci odnaleźć sposoby i wskażę kilka bardzo prostych metod dzięki którym łatwiej będzie Ci realizować swoje plany i marzenia. Więcej o mnie…

Nie przegap

Bezpłatny e-book

Kliknij i zyskaj!
Bądź na bieżąco

Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się, a będziesz otrzymywać informacje o nowych
wpisach i sposobach na odzyskiwanie czasu.

(Zero spamu. W każdej chwili możesz zrezygnować, a Twoje dane będą chronione).

Podziel się wpisem:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pocket
Share on whatsapp
Share on email

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Autor

Jerzy Szpak

bloger

Cześć! Chcę Ci pomóc zapanować nad Twoim czasem. Dzisiejszy świat daje ogromne możliwości, ale równie łatwo można się w nim zgubić. Pomogę Ci odnaleźć sposoby i wskażę kilka bardzo prostych metod dzięki którym łatwiej będzie Ci realizować swoje plany i marzenia. Więcej o mnie…

Nie przegap

Bezpłatny e-book

Kliknij i zyskaj!
Bądź na bieżąco

Dowiedz się jak mieć więcej czasu!

Kliknij „zapisz się”! Uzyskasz dostęp do powiadomień o nowych wpisach  oraz do e-booka, który bez specjalnego wysiłku pomoże Ci odzyskać minimum godzinę dziennie!